COMO ESCREVER UM E-MAIL - HOW TO WRITE AN EMAIL

HOW TO WRITE AN EMAIL 

Como escrever um email

Neste artigo vamos aprender as fórmulas mais usadas para escrever um e-mail em inglês. 

E, no fim do artigo, você encontrará um vocabulário importante.  

Hoje o e-mail é o principal meio de comunicação no ambiente corporativo.

E-mail você usa para tudo hoje em dia, até mesmo para ter um perfil no Twitter ou Facebook.

Todo tipo de email ou de carta é dividido em 3 partes:

a) saudação (greetings),

b) o corpo do email
c) a despedida, para terminar o email.

Há 2 tipos de e-mails: INFORMAL e FORMAL

EMAIL INFORMAL

No e-mail informal, você pode começar do mesmo jeito que você fala, ou seja, não há muitas regras. 

Você pode usar gírias e contrações. 

Este tipo de e-mail é mais rápido e resumido. 

Vejam alguns exemplos abaixo:

A) Saudação    

Hey John

I Hi John 

Hello John     

What’s up John?!

How are you?                           

Man, what is going on?

B) Corpo do email   

Long time no see John!

Hope you are fine.     

Hey look, I want to talk to you about the party.      

Hope it’s really going well with you.

I had a question about the course…

C) Para terminar o email    

Love,

Thanks,

Take care,     

Yours,

See you,

Talk soon,      

Peace,

Cheers,

Best,         

(e assinar o seu nome)

CUIDADO: NUNCA MANDE HUGS AND KISSES

Qual é o maior erro do brasileiro? Nós somos muito calorosos e queremos sempre mandar abraços e beijos no final de um e-mail.

O problema é que em inglês isso não existe, é errado e soa muito estranho. 

Eles não mandam beijos e abraços, nem por telefone, nem por escrito, nem em e-mails informais e formais.

Para um americano, “hugs” soa como uma criança falaria, apertando seu ursinho: “hugs...”

EMAIL FORMAL

Em e-mails formais, evite contrações do tipo: I’m, I’d like etc.

Escreva tudo por extenso.

Não abrevie palavras.

Não use expressões ou gírias.

Não responda com cópias a todos sem necessidade.

A) Saudação

Dear (nome + sobrenome)

Dear Janes Collins

Dear Mr. / Mrs. / Ms. (sobrenome)

Dear Mr. / Mrs. / Ms. Collins

Dear Sir / Dear Madam

Dear Mr./ Mrs./ Ms. (nome + sobrenome)

Dear Mrs. Janes Collins

Dear Dr. (sobrenome)

Dear Dr. Collins

To whom it may concern (a quem possa interessar)

USO DO “DEAR”

Dear = caro(a)

Você pode achar estranho chamar alguém de querido em uma mensagem mais formal, mas o “dear”, nesse caso, significa “caro” ou “prezado”.

"Dear" pode ser de homem para homem, de homem para mulher, de mulher para homem, de mulher para mulher, tanto faz.

USO DO “MS.”

Se você não sabe se a mulher é senhora ou senhorita, escreva: Ms.

Se você não conhece o nome ou o sobrenome da pessoa, chame de sir or madam.

B) Corpo do email   

1) Apresente-se:
“My name is ___.

I got your email address from Paul”

(Eu consegui seu email do Paul)

Se você está escrevendo para alguém que não conhece você, apresente-se logo no início do corpo do email.

Tanto em inglês quanto em português, é falta de educação fazer a pessoa ler até a assinatura para saber quem você é.

Então, imediatamente após a saudação, apresente-se, de forma bem simples: "My name is ___."

Se foi um amigo ou conhecido em comum que passou o contato para você, informe isso logo no começo do e-mail:
“I got your email address from Paul”

2) Motivo do email:

“As requested...” (conforme solicitado...)

“As agreed...” (conforme combinamos...)

“I am writing you about the meeting…”
(estou escrevendo a você sobre a reunião...)

Logo no início da sua mensagem deixe bem claro o motivo do contato.

A língua inglesa é mais objetiva, portanto seja direto e conciso. 

Às vezes eles são tão objetivos e concisos que nós podemos achar que estão sendo grosseiros, mas isso é apenas o estilo do idioma.

EMAIL NÃO É UMA CARTA

É falta de educação mandar emails muito longos.

Ele pode ter no máximo 3 ou 4 parágrafos.

Evite parágrafos grandes.

No e-mail formal, vá direto ao ponto.

Se a mensagem realmente precisa ser muito longa, TELEFONE PARA A PESSOA e depois oficialize a conversa num resumo por e-mail. 

3) Email de resposta, comece agradecendo:

“Thank you for getting back to me…” 

(obrigado por me retornar...)

4) Para pedir algo:

“Could you....?”

“Would you...?”

“I would be grateful if you could send me the document…”

(Eu ficaria grato se você pudesse me enviar o documento…)

5) Para negar algo:
“Unfortunately, I won’t be able to attend the meeting”.

(Infelizmente não poderei comparecer à reunião...”)

CUIDADO!!! NÃO CONFUNDA:

TO ATTEND: não é atender!...

Quando o telefone toca e o brasileiro diz: "attend the phone, please ", eles riem muito da gente.

O correto é usar “to answer the phone” ou ainda (mais informalmente) “to get the phone”. 
"Can you get the phone, honey?"...

ATTEND

É usado em diversas situações que não envolvem atender alguém.

To attend pode significar:

a) frequentar (escola, faculdade etc.);

b) participar (de uma reunião, de um congresso etc.)... ;

c) assistir (a aulas, palestras etc.)...

6) Para deixar claro que o outro pode fazer perguntas 

ou comentários:

Em nossos e-mails, nós normalmente usamos frases prontas do tipo:

“Estou à disposição para quaisquer dúvidas” ou

“Para quaisquer dúvidas, estamos à disposição”.

Como se fala isso em inglês?

“If you have any questions, feel free to contact me.”

(Se você tiver alguma dúvida, fique à vontade para entrar em contato comigo).

“Let me know if you have any questions or comments.”

(me avise se tiver perguntas ou comentários)

OBS.: Não use a palavra doubt – é sempre question.

7) Para deixar claro que você espera uma resposta:
Em nossos emails, nós normalmente terminamos com frases prontas do tipo: “Aguardo seu retorno”, ou “Fico no aguardo”. 

Como falamos isso em inglês?

"I look forward to hearing from you soon"

(Aguardo ansioso sua resposta).

A frase "I look forward to hearing from you soon" funciona muito bem e é a frase mais clássica. 

Ela pressupõe que você está esperando uma resposta, é muito simpática, expressa um bom nível de formalidade e funciona em vários contextos.

TO LOOK FORWARD TO = ficar ansioso, aguardar ansioso.

8) Para terminar e despedir-se     

Sincerely,    

Sincerely yours,  

Best regards,        

Thank you for your patience and consideration/attention,

(e assinar o seu nome completo)

SINCERELY

É formal, mas é amigável e é a forma mais usada de todas. Equivale a “atenciosamente”.

Dependendo da situação, também é educado agradecer ao leitor pela leitura da mensagem e pelo seu tempo: 

“Thank you for your patience  and consideration/attention”

                    

How to say your email address in English:

@	at	arroba
–	dash	traço
.	dot	ponto
_	underscore	underline
/	slash	barra

CUIDADO: As palavras arroba e underline não são usadas para e-mail!

Diferente do que possa parecer, os termos  “underline” e “arroba” não são usados em inglês para e-mails. 
Portanto, não caia nesta armadilha!

Ainda que underline seja uma palavra de origem inglesa, ela significa sublinhar uma palavra.

Para e-mails em inglês, use “underscore” e nunca “underline”.  

E não esqueça de trocar o “arroba” por “at“.  

VOCABULARY

Inbox = caixa de entrada

Sent = mensagens enviadas

Drafts = rascunhos

From = de quem (origem)

To = para quem estou enviando

Subject = assunto

Send = enviar

Cancel = cancelar

Caps, capital letters or uppercase: letra maiúscula

OBS.: Jamais responda um email escrevendo com letras maiúsculas, é falta de educação. Parece que você está gritando.

Small letters, little letters or lowercase letters: letra minúscula

Formal email - Example:

Subject: meeting

Good morning, Mr. Brown

Please, remember that we have a meeting on Friday to discuss the new products. 

So take your laptop with you in order to take the notes.

Sincerely,

Mrs. Smith